Как ускорить адаптацию сотрудника с помощью welcome book?

Как ускорить адаптацию сотрудника с помощью welcome book?

Если раньшСправочник сотрудника welcome bookе, на растущем рынке, при меньшей конкуренции компании могли себе позволить не обращать внимание на мелкие затраты, то сейчас ситуация изменилась. Рынок переживает сложные времена, конкуренция стала жестче, а прибыль – в среднем меньше. Поэтому собственники сажают свои компании «на диету». Это выражается в том, что компании урезают бюджеты на всё, от корпоративов до канцтоваров включительно. В такой ситуации имеет смысл поискать деньги даже там, где их раньше не искали.

Я расскажу о том, что такое «welcome book» или как его называют «книга сотрудника» и какую пользу можно получить с помощью такого простого инструмента, о котором, как выяснилось недавно, многие не знают.

Проблема быстрой адаптации сотрудников

В любой компании, состоящей более чем из нескольких человек, и в бизнесе чуть сложнее одинокого киоска с пончиками стоит вопрос быстрого включения нового сотрудника в работу компании. Процесс вхождения сотрудника в рабочий режим занимает некоторое время и приводит к потерям, к которым обычно относятся как к неизбежности:

  1. Потери времени самого сотрудника на получение информации
  2. Потери времени коллег и руководства на «разжевывание» типовых вопросов
  3. Потери, связанные с ошибками нового сотрудника (эти наиболее «грустные»).

Затраченные минуты и часы, помноженные на количество сотрудников, дают уже солидные величины затрат времени, которые не увеличивают ценность, предагаемую компанией.

Если мы решили уменьшить потери при адаптации сотрудников, то наиболее важной задачей является сокращение числа их ошибок. Ошибки «по незнанию» могут обойтись (и обходятся) значительно дороже времени, потраченного на «разжевывание» нюансов рабочего процесса. Обидно терять контракт из-за того, что исполнитель не знал, у кого попросить помощи по конкретному рабочему вопросу. Бороться с причинами таких ошибок гораздо выгоднее, чем с последствиями.

Возникает вопрос — как снизить затраты, ускорить процесс адаптации и упростить его для всех участников?

Безусловно, это решается целым комплексом мер, среди которых, например, разработка внутренней документации и начальное обучение, но пока речь только об одном средстве.

Что такое «welcome book»?

Это такой несложный и довольно эффективный инструмент, его еще называют «справочник сотрудника» или «книга сотрудника». По сути, это комплексный справочник, который позволяет сотруднику не делать типовые ошибки и не тратить время на сбор информации по таким же типовым поводам. Всё уже сделано за него и до него.

Например, справочник может ответить на вопросы вроде:

  • где находится кофе-машина и буфет?
  • как заказать канцелярские принадлежности?
  • где найти сисадмина?
  • как выглядит и где обычно находится Главный Босс?
  • как выглядит структура компании?
  • к кому обращаться по поводу…<рабочий вопрос>?
  • принято ли отмечать дни рождения на работе и как это происходит?

Структура и содержание «welcome book»

Структура и содержание «welcome book», как обычно, зависят от целей его создания, поэтому он может содержать какие угодно разделы в соответствии с особенностями бизнеса и персонала.

Для начала WB можно сделать в виде перечня вопросов и ответов на наиболее частые вопросы, которые возникают у новых сотрудников. Такой формат давно известен в IT-сфере и называется F.A.Q. или просто FAQ (Frequently Asked Question — часто задаваемые вопросы). Если вопросов накапливается достаточно много, то имеет смысл разбить их по рубрикам.

Другой вариант — сразу сделать все основательно и структурировать информацию. Тогда структура может выглядеть, например, так, как на рисунке.

 

Возможное содержание welcome book или "справочника сотрудника"

Возможное содержание welcome book или «справочника сотрудника»

Исполнение «книги сотрудника» может быть любым. Ее можно напечатать небольшим тиражом в типографии, можно распечатывать и сшивать для каждого сотрудника в самой компании, можно вести в электронном виде, в формате pdf, или, что еще удобнее, на платформе, аналогичной знаменитой «Википедии», когда правки в статьи может вносить любой сотрудник, а модератор может их принимать или отклонять. В бумажной версии полезно оставить место для заметок и правок, которые каждый сотрудник сможет внести для себя. Формат бумажного варианта предпочтителен небольшой, например, А5.

Что еще можно сделать?

  1. Сама идея – заменить одинаковые объяснения разным людям выдачей письменной инструкции – применима и в других случаях и соответствует духу «бережливого производства». Например, имеет смысл напечатать маршрут следования на обратной стороне пропуска, чтобы посетитель не блуждал по офису. То же самое можно сделать для автомобилей, которые заезжают на территорию под погрузку или разгрузку.
  2. Руководствуясь правилами визуального менеджмента по максимуму заменить текст инструкций графическими элементами – рисунками, фото, схемами.

Поддержание процесса

Практика говорит, что если какой-то из бизнес- процессов не поддерживается и не развивается, то он деградирует. То же самое в нашем случае, если процесс доработки подобного справочника не поддерживать, то он не уйдет в развитии дальше первой версии. Никто, например, не хочет постоянно заниматься этой работой без дополнительной оплаты, особенно если за ее выполнением нет контроля. Поэтому желательно закрепить обязанность по составлению WB за заинтересованным сотрудником (обычно из HR-структур) и иногда проверять актуальность изложенной информации. Так или иначе, новый сотрудник в первую очередь сталкивается с кадровой службой, поэтому проще всего вручить «книгу сотрудника» именно там, заодно «взяв на карандаш» новые вопросы.

Резюме

В кризисное время компании ищут способы снижения затрат в тех процессах, на которые раньше не обращали внимания. Если каждый рубль дается с трудом, улучшение работы и снижение потерь даже обеспечивающих процессов – вполне ощутимый результат.

Одним из простых способов снижения затрат при адаптации новых сотрудников является их информирование о правилах компании с помощью «welcome book» или «книги сотрудника». Его применение дает возможность понизить количество ошибок сотрудников в процессе работы, особенно в первое время после трудоустройства. Такая книга может быть в электронном виде или в виде справочника-брошюры.

Надеюсь, это простое средство вам пригодится 🙂

Андрей Осадчий

Напишите нам!
×
Получите консультацию!

 

Мы обязательно Вам ответим!

 

Ваши данные не будут переданы третьим лицам и не будут использованы для рассылки рекламных сообщений.

×
Здравствуйте!

 

Пожалуйста, заполните форму регистрации. Мы обязательно с Вами свяжемся, ответим на вопросы и уточним детали. Ваши данные не будут переданы третьим лицам и не будут использованы для рассылки рекламных сообщений.

* Обязательное поле

 

×
Здравствуйте!

 

Пожалуйста, заполните форму регистрации. Мы обязательно с Вами свяжемся, ответим на вопросы и уточним детали. Ваши данные не будут переданы третьим лицам и не будут использованы для рассылки рекламных сообщений.

* Обязательное поле

 

×
Оставьте заявку

 

×